ما هو النفقات العامة, هو مصطلح يستخدم لوصف مصروفات العمل التي لا ترتبط ارتباطًا مباشرًا بإنشاء منتج أو خدمة أو أي نشاط آخر يساهم في دخل الشركة في حين أن بعضها لا مفر منها
النفقات العامة مصطلح يستخدم لوصف نفقات العمل التي لا ترتبط ارتباطًا مباشرًا بإنشاء منتج أو خدمة أو أي نشاط آخر يساهم في دخل الشركة في حين أن بعض النفقات العامة لا مفر منها فإن تقليل هذه النفقات غير المباشرة سيساعد على توسيع هامش ربحك
تتحمل كل شركة بعض النفقات العامة على الرغم من أن بعض الشركات (على سبيل المثال متجر كبير للبيع بالتجزئة) لديها تكاليف عامة أعلى بكثير من غيرها (مثل مصمم رسومات مستقل يعمل حصريًا من المنزل) عادةً ما تُعتبر مجموعة كبيرة من نفقات الأعمال نفقات عامة بما في ذلك:
الدعاية والتسويق
المرافق مثل الكهرباء والتحكم في المناخ والمياه والهاتف والإنترنت
الخدمات المحاسبية والقانونية وغيرها من الخدمات المهنية
الضرائب العقارية
الاستهلاك
سفر العمل والوجبات
تعويضات الموظفين الذين لا يشاركون بشكل مباشر في إنتاج المنتج مثل الموظفين الإداريين أو موظفي الحراسة
اللوازم والمعدات المكتبية
الإيجار التجاري أو الرهن العقاري
تأمين
التراخيص والرسوم
الاشتراكات في خدمات مثل Zoom أو Expensify
امتيازات الموظفين مثل غنيمة الشركة وعضوية الصالة الرياضية وأنشطة بناء الفريق والخلوات وسيارات الشركة والقهوة والوجبات الخفيفة
أنواع النفقات العامة
الثابتة: هي نفقات العمل التي تظل ثابتة من شهر لآخر مثل الإيجار أو التأمين أو الاشتراكات أو خدمة الإنترنت
المتغيرة: ترتفع هذه التكاليف أو تنخفض اعتمادًا على مدى انشغال عملك قد تتضمن تكاليف الشحن الخاصة بك والتي تزيد عندما تبيع وتشحن المزيد من المنتجات وتنخفض عندما تبيع أقل وتهبط إلى الصفر تمامًا إذا لم تكن قد حققت أي مبيعات خلال فترة معينة
شبه المتغيرة: تعتبر التكاليف العامة التي تدفع جزءًا منها على مدار العام ولكنها تزيد كلما أصبحت أكثر انشغالًا شبه متغيرة قد تكون فاتورة الكهرباء الخاصة بك مثالاً على النفقات العامة شبه المتغيرة نظرًا لأنك تدفع دائمًا شيئًا مقابل هذه المرافق ولكن قد يزيد استهلاكك للكهرباء خلال أوقات الانشغال مما يتسبب في تقلب هذه التكلفة
حساب نسبة النفقات العامة الخاصة بك
توفر معرفة نسبة النفقات العامة صورة واضحة لكيفية تأثير النفقات العامة على عملك بشكل عام من الجيد أن تستهدف نسبة أقل من 35٪ لمعرفة ما يخصك:
افحص جميع نفقات عملك التي تكبدتها خلال فترة زمنية محددة (عادةً ما تكون شهرًا) وحدد بعناية أي من هذه لا يرتبط ارتباطًا مباشرًا بمنتجك أو خدمتك وبالتالي فهي مؤهلة باعتبارها نفقات عامة
اجمع كل هذه النفقات غير المباشرة لتحصل على إجمالي نفقاتك العامة
حدد إجمالي دخل المبيعات للفترة التي تعمل بها
أخيرًا قم بتطبيق الصيغة التالية: (النفقات العامة الشهرية / المبيعات الشهرية) × 100 = النسبة المئوية للتكلفة العامة للمبيعات
على سبيل المثال إذا أنفقت 10000 دولار على النفقات العامة خلال شهر مايو وحصلت على 40 ألف دولار في المبيعات خلال نفس الفترة فستكون نسبة النفقات العامة (10000/40000) × 100 = 25٪
التقارير المحاسبية
جزء من المسؤولية المحاسبية لأي عمل هو الاحتفاظ بسجلات جيدة للتكاليف العامة سواء كانت هذه التكاليف ثابتة أو متغيرة أو شبه متغيرة يجب إدخالها في بيان أرباح وخسائر شركتك وفي ميزانيتها العمومية
بيان الربح والخسارة: يُعرف هذا البيان أيضًا باسم الربح والخسارة ويوضح هذا البيان ما تكسبه شركتك مقابل ما تنفقه ويوفر نظرة ثاقبة للتدفق النقدي ومخاطر الشركة والأداء العام
الميزانية العمومية: هذا بيان مالي يقدم لقطة سريعة لشركتك في وقت محدد من خلال إظهار الأصول والخصوم وحقوق المساهمين يتم إدخال التكاليف العامة كخصوم متداولة في ميزانيتك العمومية
نصائح لتقليل النفقات العامة
نظرًا لأن النفقات العامة تقضي من صافي ربحك دون المساهمة بأي شيء بشكل مباشر في إنشاء منتجك أو خدمتك فمن المنطقي إبقاء هذه التكاليف منخفضة قدر الإمكان دون الإضرار بعملك فيما يلي بعض الطرق السهلة لتقليل حالتك:
حدد فريقك بعناية
تعمل خيارات التوظيف الذكية على إبقاء التكاليف العامة للعمالة تحت السيطرة وتقليل الحاجة إلى الإنهاءات المؤلمة بمرور الوقت اختر أعضاء الفريق من ذوي المهارات والقدرات وأنماط العمل التي تناسب شركتك واستثمر في التدريب الذي يمنح موظفيك المعرفة والمهارات اللازمة لإتقان العمل الذي تحتاجه شركتك عند التوظيف ضع في اعتبارك أنه لا يلزم تنفيذ جميع الوظائف بواسطة موظفي W-2 العاديين بالنسبة للمهام الموسمية أو العرضية قد يكون الاستعانة بمصادر خارجية واستخدام مقاولين مستقلين أكثر فعالية من حيث التكلفة
العمل مع محاسب
في حين أن هذا قد يبدو وكأنه مصاريف إضافية في البداية فإن جلب محاسب ماهر إلى هذا المزيج يمكن أن يوفر لك أموالًا كبيرة على المدى الطويل ستكتشف خصومات ضريبية لم تفكر فيها أبدًا وستحتفظ بسجلات مالية أكثر دقة وتتجنب الأخطاء التي قد تكلف نشاطك التجاري حزمة يعد الاستثمار في برنامج محاسبة جيد يتتبع الدخل والمصروفات طريقة أخرى للحفاظ على دقة مسك الدفاتر الخاصة بك وتحديثها سواء قررت أيضًا العمل مع محاسب أم لا
اجعل الموظفين يعملون من المنزل
يعتبر الإيجار التجاري أو الرهن العقاري أحد أكبر المساهمين في النفقات العامة قد يؤدي السماح لبعض موظفيك بالعمل من المنزل إلى تقليل متطلباتك بالقدم المربع بشكل كبير مما يمنحك الاختيار بين تقليص المساحة الزائدة أو تأجيرها من الباطن لتعويض التكاليف إذا قررت الانتقال فقد تتمكن من العثور على حي به عقارات تجارية ميسورة التكلفة إذا لم تؤذي مغادرة منطقتك الحالية أرباحك النهائية
انطلق بلا أوراق
يساهم إرسال الفواتير المادية والبيانات والإشعارات – والاحتفاظ بالنسخ المطبوعة من الملفات – بشكل كبير في نفقات الورق والحبر والبريد والكهرباء ومساحة التخزين أرسل المراسلات الرقمية وقم بعمل نسخة احتياطية من السجلات المهمة المخزنة على القرص الصلب و / أو السحابة لتقليل استهلاك الورق بشكل أكبر ضع في اعتبارك استبدال المناشف الورقية بمجففات كهربائية في مراحيض الشركة والأكواب الورقية بأكواب قابلة لإعادة الاستخدام في غرفة الاستراحة
خفض التكاليف على الرسوم المتكررة
قد تكون النفقات العامة مثل الهاتف والإنترنت واستئجار المعدات وخوادم الخدمة والإمدادات أمرًا لا مفر منه ولكن لا يوجد سبب لدفع أعلى دولار مقابل هذه النفقات تعرف على ما إذا كان يمكنك إعادة التفاوض على عقودك أو التبديل إلى مقدمي الخدمة والموردين بأسعار أقل قد يؤدي التحويل من نظام مكتب PBX التقليدي إلى نموذج الهاتف عبر الإنترنت إلى تقليل فاتورة هاتفك بشكل كبير على سبيل المثال قم بتقييم اشتراكات البرامج الحالية الخاصة بك ومعرفة ما إذا كان هناك أي منها يمكنك الرجوع إلى مستوى خدمة أقل تكلفة أو إلغائه تمامًا